Como ya he comentado en la primera parte de esta pequeña guia, Dropbox es una utilidad que permite almacenar tus ficheros en sus servidores para que estén disponibles cuando y donde los necesites. Tras registrarse en la web e instalar el programa, ya estamos listos para comenzar a sacarle partido.

Añadir ficheros y carpetas

Hay dos formas de añadir tus ficheros a Dropbox, bien mediante la web, con un formulario de carga o mucho más cómodamente copiando los ficheros a la carpeta que ha creado el programa y esperando a que se sincronicen con sus servidores.

Desde la web solo hay que acceder, buscar la carpeta donde queremos subir los ficheros y hacer clic en “upload”. Nos aparecerá una ventana donde tendremos que elegir los archivos (botón “Choose files”) y luego comenzar la carga (botón “start upload”). En caso de duda, consultar las siguientes capturas:

Compartir ficheros con cualquiera

Ahora que ya tenemos ficheros en nuestro Dropbox, vamos a ver como podemos compartir uno determinado con cualquier usuario de internet. Por defecto Dropbox contiene dos carpetas llamadas “Photos” y “Public”. La primera está pensada para poder  meter nuestras fotos y que se muestren de una forma más cómoda que si las metiésemos en una carpeta cualquiera. La otra, “Public” nos permite compartir cualquier archivo que incluyamos en ella.

Digamos que queremos mandar el archivo factura.pdf a nuestro amigo Juan. Lo primero es copiar o subir el archivo en la carpeta “Public”. Si estamos haciéndolo desde la web, simplemente tendremos que hacer clic en la flecha que tiene el archivo a la derecha y seleccionar “Copy public URL”. Mediante el explorador de archivos usaremos el botón derecho y dentro del menú escogemos la opción “Dropbox” y luego “Copy public link”. Ahora solo tendremos que pegar el enlace al fichero en un email o en una ventana de chat a Juan y él podrá descargarse el fichero sin problemas.

Un ejemplo práctico: Cuando grabamos el podcast de Appleando, cada uno genera un archivo de audio con su parte, que luego deben ser montados en un único archivo con las cabeceras. Para enviarle nuestros ficheros a Jorge, que es nuestro maestro montador, subimos los audios a nuestras carpetas públicas y le enviamos el enlace por email.

En la siguiente parte de ésta guía os explicaré como compartir carpetas con otros usuarios de Dropbox.

• Como exprimir Dropbox al máximo (I)

Para el que no lo conozca, Dropbox es un servicio web que te permite almacenar tus archivos en sus servidores y acceder luego desde cualquier equipo para recuperarlos. Esto es lo mínimo que se puede hacer, según se va profundizando en su manejo, se pueden sacar más y más posibles usos.

Registro

El primer paso para comentar a usar Dropbox es registrarse en la web. Éste paso es bien sencillo, solo nos pide nuestro nombre, una dirección de email, que será nuestro nombre de usuario y una contraseña. Actualmente están intentando darle publicidad ofreciendo 256mb más de espacio gratis a todos los nuevos usuarios que vengan con una referencia de alguien ya registrado. Podéis aprovechar mi invitación y resgistraros en éste enlace.

Una vez registrados ya podremos comenzar a trabajar. El interface es sumamente sencillo y las opciones se muestran de manera bastante clara. La mayor parte de la gestión se hace desde la web, pero el uso más cómodo se hace mediante el software que nos ofrecen.

Instalación

El software de Dropbox está disponible para las tres grandes plataformas: Windows, Mac y Linux. Aunque su instalación no es obligatoria (salvo si queremos conseguir esos 256mb que mencionaba anteriormente), nos ayudará mucho a la hora de sincronizar nuestros archivos. El funcionamiento es simple, al terminar la instalación creará una carpeta (por defecto en Mis Documentos o equivalente), donde descargará todo lo que tengamos en el servidor. Igualmente, al copiar ficheros en esta carpeta, los subirá al servidor. La sincronización es bidireccional e instantánea, tan pronto realizas algún cambio, comienza la transmisión.