Una de las mejores características para mi gusto que tiene Gmail es la administración por etiquetas del correo en lugar de hacerlo mediante carpetas como la mayoría de los clientes de correo. Podemos archivar el mismo correo en dos etiquetas distintas sin que se duplique contenido y con la consiguiente facilidad para encontrarlo a posteriori. Pero crear docenas de etiquetas para organizar correos tampoco es algo muy práctico, ya que o tendríamos problemas a la hora de archivarlos manualmente o bien tendríamos que crear un sinfín de filtros para que Gmail se organizase solo.

Una forma de evitar tener que hacer etiquetas para cualquier cosa que se nos ocurra es utilizar la búsqueda de mensajes. Como cabría esperar, al ser un producto de Google, la búsqueda es sumamente potente y raro es que no encontremos ese correo perdido que no sabemos donde está. Aparte de buscar por destinatario, remitente o asunto, también se pueden hacer búsquedas por el tipo de adjunto, acotación por fechas, estado del mensaje, etc. En esta página de ayuda de Gmail podéis encontrar todas las opciones de búsqueda, así que podéis hacer pruebas para ver su potencia.

Ahora bien, si haces alguna búsqueda de forma recurrente, es un poco pesado tener que escribir siempre las opciones. Para eso hay un extra dentro de Google Labs que permite crear un enlace rápido a una búsqueda. Para activarla hay que ir a la pestaña Labs dentro de la configuración de Gmail y buscar y activar la opción “Enlaces Rápidos”. Aparecerá entonces un cuadro en la columna de la izquierda con la opción de añadir un enlace rápido. Ahora la forma de proceder es simple, solo hay que realizar la búsqueda y cuando se muestren los resultados deseados, pulsar sobre “añadir enlace rápido”. Lo único que tendremos que hacer ahora es darle un nombre a esa búsqueda y ya quedará en nuestra barra lateral. Para eliminar el enlace, solo hay que pulsar en la “x” que hay a su derecha, así de simple.

Hace algo más de un año publiqué un par de artículos sobre sincronización de calendarios entre los distintos dispositivos que uso a diario (iPod, nokia N81, Macbook Pro). Ayer, durante la charla del amigo David Serantes, nos mostró la manera en la que él sincroniza sus calendarios de Google con iCal y me llamó la atención la forma en la que se mostraban los distintos calendarios en la barra lateral de iCal y que añadía todos los calendarios a la vez sin usar la herramienta Calaboration que yo usé en su día.

Comparando ambos métodos, lo primero que he descubierto es que Calaboration ya no está recomendado por Google para configurar la sincronización. Tiene algo de sentido, ya que si bien aun funciona de forma muy correcta, en los últimos meses si que había notado fallos al agregar algunos calendarios a los que estaba suscrito. Como ya expliqué en su día en el artículo “Mi experiencia sincronizando con Google Calendar (I)”, Calaboration era una aplicación que introduciendo los datos de la cuenta de Google permitía seleccionar los calendarios disponibles y se encargaba de hacer la configuración en iCal. Pero como nos mostró ayer David, ahora solo es necesario ir a “Preferencias” en el iCal, en la sección “Cuentas” y añadir una cuenta de tipo “Google”, introduciendo su correo electrónico y su contraseña. Una vez que el servidor compruebe que los datos son correctos, tendremos sincronizado ya con iCal nuestro calendario personal de Google.

Pero somos muchos los que tenemos más de un calendario, ya sea propio, compartido y una suscripción. Para poder agregar el resto de calendarios, hay que ir a la pestaña “Delegación” en la cuenta que acabamos de añadir. En esta pestaña nos apareran los calendarios secundarios de nuestra cuenta y podremos seleccionar los que queramos ver sincronizados con nuestro equipo. Se muestra en la lista también los permisos que tenemos sobre el calendario, sobre si podemos solo ver los eventos o también modificarlos.

Una vez finalizada la configuración, podremos ver todos los calendarios secundarios en la barra lateral de iCal en el apartado de calendarios delegados. Los calendarios se actualizarán de forma automática al iniciar iCal y luego dependiendo del periodo que hayamos configurado en la cuenta.

Ahora bien, ¿cual de los dos métodos es mejor? Por lo que he podido ver hasta ahora, cada uno tiene sus ventajas y sus inconvenientes, dependiendo mucho del uso que le demos a los calendarios. A nivel del propio iCal prácticamente no se nota diferencia, siendo si cabe esta última configuración algo más vistosa y cómoda por como se agrupan los calendarios y el respeto a los colores configurados en Google Calendar.

Dos ventajas importantes de éste método es que no hace falta instalar software adicional ya que usa la integración que brinda iCal desde hace alguna actualización y por otro lado que permite sincronizar todos los calendarios, cosa que Calaboration comenzaba a impedir, no se exactamente la razon, al no habilitar todos los calendarios de la lista de disponibles.

En la parte negativa, debe haber alguna diferencia en la forma en que iCal trata los calendarios delegados, ya que no son tan accesibles desde otros programas como los calendaris agregados mediante Calaboration. Uno de los problemas que me he topado es que ahora iSync no reconoce los calendarios delegados a la hora de sincronizarlos con mi Nokia N81, así que pierdo parte de la información que antes si disponía en mi móvil. Igualmente el widget Organized tampoco reconoce éste tipo de calendarios.

Así pues, dos formas de sincronizar que se pueden incluso compaginar y usar a la vez, cada una con sus ventajas y sus inconvenientes.

La semana pasada comentábamos en la tertulia de Appleando lo perjudicial que puede ser para los discos duros el tener que estar arrancando y parando el motor de giro constantemente. Parece ser que en la opción “Economizador” del panel de “preferencias” de OSX se puede cambiar la opción de que el disco entre en reposo, con lo que evitaríamos que se parase al dejar de usar el equipo y que al volver a usarlo el disco volviese a hacer girar el mecanismo.

El problema que personalmente me he encontrado es que mis discos Western Digital, un Studio y un Passport, tienen configurado en su firmware que de estar 10 minutos sin actividad deben pararse. Si solo volvieran a la actividad al ser usados no creo que hubiese mucho problema, pero cada vez que usaba un menú para abrir o cerrar un archivo, se producía un arranque, aunque no buscase en los discos.

Para solucionar el problema, he encontrado un script llamado Keep Drive Spinning, que no hace otra cosa que escribir un pequeño fichero en el disco cada X minutos para evitar que éste entre en reposo y se apague. Su uso es sumamente sencillo. Se descarga y se ejecuta. Puede dar algún problema a los usuarios de Snow Leopard ya que precisa Roseta, que con darle a instalar debería solucionarse. Una vez en ejecución nos pedirá que seleccionemos el disco que queremos mantener girando y los segundos entre escrituras. Con seleccionar una partición de cada disco físico llegaría. Hay que tener en cuenta que el nombre del disco no debe cambiar, sino deberemos volver a ejecutar el script. Una vez seguidos estos pasos, el programa creará una tarea que se encargará de mantener el disco girando por nosotros. Y ya nos podemos olvidar del programa. En caso de que queramos desactivar la tarea, solo debemos volver a ejecutar el programa y especificarle el disco que queremos dejar de hacer girar.

Como ya comenté en la tertulia de Appleando, uno de los problemas que sufrí al actualizar a Snow Leopard fue que tanto el ratón como el teclado dejaron de verse en el panel de control de Logitech y perdí toda capacidad de configurar las teclas especiales. Pues bien, os dejo aquí un pequeño screencast sobre como instalar la versión 3.0 que si funciona con Snow Leopard aunque parezca que no es posible.

También podéis verlo en Youtube directamente.

Como ya comenté en la primera parte de esta serie de artículos, el segundo capítulo estaría dedicado ya a los dispositivos móviles. Recordando un poco lo expuesto hasta el momento, mi intención es mantener sincronizados mi Macbook Pro mediante iCal, mi ordenador del trabajo con Mozilla Thunderbird (con Lightning instalado), mi iPod Touch y mi Nokia N81, todos usando como referencia Google Calendar.

iPod Touch/iPhone

Desde la salida al mercado del iPhone, Google ha estado adaptando sus servicios web a éste dispositivo para que su uso sea sencillo y cómodo. Además también ha añadido nuevas funciones orientadas a trabajar directamente sobre las aplicaciones que el iPhone trae de serie para mejorar muchísimo más la experiencia.

Y es precisamente Google Calendar una de las elegidas para funcionar directamente sobre el iPhone. Desde hace unos meses se pueden sincronizar los calendarios del iPhone de forma bidireccional con los de Calendar. Para configurar éste servicio sólo tenéis que visitar la web de ayuda de Google. ¿Cómo funciona? Es muy sencillo, una vez configurado, cada vez que se accede a la aplicación calendario intenta actualizarse automáticamente, de manera que solo con acceder y estar conectado a la red podremos tener los eventos actualizados. En caso de no disponer de conexión, veremos los eventos que hayan sido descargados con anterioridad o bien se hayan creado en el dispositivo. También se sincronizarán los eventos al abrir Mail.

Sumamente sencillo y cómodo, pero se deben tener algunas cosas en cuenta:

• Al realizar la primera sincronización se borrarán todos los eventos y calendarios del iPhone, así que conviene hacer una copia antes para no perderlos.
• Una vez configurada la sincronización con Google, se perderá la capacidad de sincronizar mediante iTunes, con lo que la única forma de sincronizar un equipo con el iPhone sería que ambos lo hiciesen a través de Google.

Con el iPod configurado, ahora mismo ya tengo el Mac, el PC de la oficina y mi Touch sincronizados, todos a través de Google, formando una especie de estrella en la que todo pasa por el gigante estadounidense. Mi próximo paso es configurar mi Nokia N81 de una forma similar, aunque por las pruebas que estoy realizando, parece que será complicado. Tan pronto consiga algún avance os pondré al día.

Como ya he comentado en la primera parte de esta pequeña guia, Dropbox es una utilidad que permite almacenar tus ficheros en sus servidores para que estén disponibles cuando y donde los necesites. Tras registrarse en la web e instalar el programa, ya estamos listos para comenzar a sacarle partido.

Añadir ficheros y carpetas

Hay dos formas de añadir tus ficheros a Dropbox, bien mediante la web, con un formulario de carga o mucho más cómodamente copiando los ficheros a la carpeta que ha creado el programa y esperando a que se sincronicen con sus servidores.

Desde la web solo hay que acceder, buscar la carpeta donde queremos subir los ficheros y hacer clic en “upload”. Nos aparecerá una ventana donde tendremos que elegir los archivos (botón “Choose files”) y luego comenzar la carga (botón “start upload”). En caso de duda, consultar las siguientes capturas:

Compartir ficheros con cualquiera

Ahora que ya tenemos ficheros en nuestro Dropbox, vamos a ver como podemos compartir uno determinado con cualquier usuario de internet. Por defecto Dropbox contiene dos carpetas llamadas “Photos” y “Public”. La primera está pensada para poder  meter nuestras fotos y que se muestren de una forma más cómoda que si las metiésemos en una carpeta cualquiera. La otra, “Public” nos permite compartir cualquier archivo que incluyamos en ella.

Digamos que queremos mandar el archivo factura.pdf a nuestro amigo Juan. Lo primero es copiar o subir el archivo en la carpeta “Public”. Si estamos haciéndolo desde la web, simplemente tendremos que hacer clic en la flecha que tiene el archivo a la derecha y seleccionar “Copy public URL”. Mediante el explorador de archivos usaremos el botón derecho y dentro del menú escogemos la opción “Dropbox” y luego “Copy public link”. Ahora solo tendremos que pegar el enlace al fichero en un email o en una ventana de chat a Juan y él podrá descargarse el fichero sin problemas.

Un ejemplo práctico: Cuando grabamos el podcast de Appleando, cada uno genera un archivo de audio con su parte, que luego deben ser montados en un único archivo con las cabeceras. Para enviarle nuestros ficheros a Jorge, que es nuestro maestro montador, subimos los audios a nuestras carpetas públicas y le enviamos el enlace por email.

En la siguiente parte de ésta guía os explicaré como compartir carpetas con otros usuarios de Dropbox.

• Como exprimir Dropbox al máximo (I)